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hsw | FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

IS 'HEADING SOUTHWEST' A COMPETITION?

It's an event and a personal challenge, without prizes. The publication of the results and the live map geographical information is for recreational and safety purposes. We aren't responsible for any interpretation that our event is a race. However, we are aware and don't deny that the sporting spirit and the ability to overcome difficulties is linked to an event with these characteristics, which sparks enthusiasm among participants and within the community (including us).

WHAT DOES THE PARTICIPATION FEE INCLUDES?

The value of the fee is €150. Includes GPS tracker rental and live map service by 'Follow My Challenge', briefing session, Manual/Road Book/GPX, event's CAP, personal insurance for accidents, brevet card, bike box/bag and belongings storage in Aveiro.

HOW MANY SPOTS ARE AVAILABLE?

There are 50 spots available. First-come, first-served approach. The fee payment is the final step in order to complete the registration. In order to get a spot, we recommend you to register during November/December. Once the limit number of participants is reached, a waiting list will be opened.

HOW DOES THE REGISTRATION PROCESS WORK?

A link to the registration form will be available on the main page of the event's website. After submission, you will receive in the following  hours (maximum 48 hours later) an email with a link to the fee payment page (PayPal or bank card options available). The fee payment is the final step in order to complete the registration. You will receive a confirmation and welcome email. Registration in the 'pair' category is done individually (each member of the duo must fill out the form individually), but then you can pay the fee together (300€) or individually (150€ + 150€). It will be possible - after the registration - to switch your participation from solo to pair category, or from pair to solo.

HOW DOES THE REFUND POLICY WORK?

I AM AN INTERNATIONAL RIDER. TIPS?

The two closest airports to Aveiro (departure/arrival city) are located in Lisbon and Porto. Aveiro is closer to Porto (just one hour away by train). In Lisbon you probably will find more flight options and you can store your bike bag with our friends at Oficina 35. This bike shop is just 5/10 minutes away by Taxi/Uber from Lisbon Airport. Then, traveling by train from Lisbon/Porto to Aveiro is easy. You don't need to transport your bike in a bike box/bag in InterCity trains (IC Service). You can also store your belongings and bag in Aveiro in 'Casa da Bicicleta' (briefing session spot). Summing up, our recommendations are:

WHAT DOES 'SELF-SUPPORTED' MEAN?

This is the main differentiating characteristic of this sport in relation to traditional cycling. Unsupported ultracycling seeks the essence of cycling through the spirit of adventure, independence and autonomy, as well as equality of circumstances among all participants. It's about your experience and challenging your own limits. So makes no sense to receive help from your family/friends with food, accommodation or mechanical support. Participants in the pair category can help each other. Sum up, you can only use the commercial services available to the public. In other words, the services that are available to all participants. Drafting is not allowed: you cannot ride on the wheel of other participants (except your fellow pair), cyclists or vehicles, thus obtaining aerodynamic advantages.

WHAT IS THE TIME LIMIT TO COMPLETE THE ROUTE(S)?

The event will last for 6 days (maximum time to complete the route, including in the case of the shorter route). The last Check Points and arrival point will close at 23:59 on June 12 2025. The time limit for reaching the Check Points will be proportional to the total time limit. It is okay if you arrive to Aveiro after the time limit and end of the event, but you should be aware that our insurance will not be able to cover you in case of an accident. The insurance also won't be valid if you left the route.

WHICH ARE THE MANDATORY ITEMS?

Helmet, reflective vest (during the nights and poor visibility conditions), frontal and rear lights (including a backup kit), emergency blanket. The organization assures personal insurance for accidents (expenses for treatment, repatriation, disability and death). Presence at the briefing session is mandatory for all participants.

O 'Heading SouthWest' é uma competição?

Oficialmente, o evento é uma 'manifestação desportiva'. Não há qualquer tipo de atribuição de prémios. A publicação dos tempos e as informações sobre a progressão GPS via live map dos participantes é para fins informativos e lúdicos. A eventual interpretação de que se trata de uma competição/corrida não é da responsabilidade da organização. No entanto, não negamos que o espirito desportivo e a capacidade de superação é algo inerente a um evento com estas características, despontando entusiasmo junto dos participantes e da comunidade.

Qual É o valor da fee e o que inclui?

O valor da fee de participação no 'Heading SouthWest' 2025 é de 150€. Inclui o aluguer do tracker GPS e serviço live map da 'Follow My Challenge', sessão briefing, todos os elementos associados à rota e respetiva preparação da experiência (Adventure Manual, Road Book, GPX, Brevet Card), boné/CAP personalizado do evento, seguro pessoal para acidentes (de acordo com a legislação vigente para eventos) e guarda de pertences (não valiosos) em Aveiro.

Quantas vagas estão disponíveis?

Há 50 vagas disponíveis. Serão preenchidas por ordem de chegada, isto é, à medida que os registos forem concluídos (através da confirmação do pagamento da fee). Não é expectável que todas as vagas sejam preenchidas nos primeiros dias após a abertura do registo. No entanto, é aconselhável que a inscrição no evento seja efetuada o quanto antes, nomeadamente durante os meses de Novembro e Dezembro. Atingido o número limite de participantes será aberta uma waiting list, para a qual serão atribuídas vagas em caso de desistência de quem se registou previamente.

Como funciona o processo de registo?

Na página principal do website do evento está disponível uma ligação para o formulário de inscrição. Após submissão, receberás nas horas seguintes (no máximo, 48 horas depois) um email com uma ligação para a página de pagamento da fee (via PayPal ou cartão bancário). Contacta a organização no caso de não receberes qualquer email passadas 24 horas após a submissão do formulário. O pagamento da fee é o passo final de conclusão do registo. Receberás uma email de confirmação e de boas vindas. O registo na categoria 'duplas' é efetuado individualmente, ou seja, cada integrante da dupla deve preencher individualmente o formulário. Posteriormente, poderão concluir o registo/efetuar o pagamento da fee em conjunto (300€) ou em separado (150€ + 150€). Será possível - após a inscrição - trocar a participação da categoria solo para pares, assim como o inverso.

COMO FUNCIONA A POLÍTICA DE DEVOLUÇÕES?

Estará disponível um 'seguro de cancelamento' (por mais 30€) que dá a possibilidade de se obter um reembolso de 100% do valor da fee (150€). O 'seguro de cancelamento' destina-se aos casos em que os inscritos enfrentem circunstâncias específicas que não lhes permitam participar, nomeadamente uma lesão física ou doença, uma situação inesperada de desemprego ou a morte de um familiar próximo. A fee de registo com o seguro de cancelamento tem o valor de 180€ (150€ + 30€ = 180€). Não reembolsaremos os inscritos que não tenham o seguro de cancelamento. 

O que significa 'self-suported/autonomia'?

Trata-se da principal característica diferenciadora desta modalidade em relação às vertentes mais tradicionais de ciclismo. O ultraciclismo sem suporte consagra a busca pela essência do ciclismo através do espírito de aventura, independência e autonomia, assim como a igualdade de circunstâncias entre todos os participantes. Trata-se da tua experiência e de desafiares os teus limites. Portanto, não faz sentido receberes ajuda da família ou amigos com alimentação, alojamento ou apoio mecânico. Os participantes na categoria de 'duplas' podem se ajudar mutuamente. Resumindo, apenas podes beneficiar de apoio de serviços comerciais ao dispor do público, logo os que estão ao serviço de todos os participantes. Drafting não é permitido: não se pode circular na roda de outros participantes (excepto companheiro/a da dupla), ciclistas e veículos, obtendo-se, assim, vantagens aerodinâmicas.

Quais são os items obrigatórios?

Para além da utilização de capacete durante todo o percurso, é obrigatória a utilização à noite (e quando as condições de visibilidade sejam reduzidas) de colete refletor ou faixa corporal refletora, assim como de iluminação frontal (com potência suficiente para ver - ou seja, não basta apenas para ser visto) e traseira. Também é obrigatório ter um kit de luzes secundário/backup. Todos os participantes estão sujeitos a estes items, inclusive os que não planeiam pedalar durante a noite. Também será obrigatório transportar uma manta isotérmica de emergência. A organização assegura - em conformidade com a legislação - seguro de acidentes pessoais (despesas de tratamento, invalidez e morte).

Qual é o tempo limite para a conclusão da(s) rota(s)?

O evento terá a duração máxima de 6 dias. Assim, o dia/hora limite para a chegada ao final da rota em Aveiro é 23:59 minutos de quinta 12 de Junho. Não é o fim do mundo se concluíres a rota para lá do tempo limite. No entanto, importa estares ciente que nesse contexto estarás a percorrer a percurso fora do contexto do evento e que aí o seguro da organização deixa de estar válido. O mesmo se aplica caso abandones a rota. A presença na sessão de briefing é obrigatória.

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